A quoi sert un inventaire ? Est-ce obligatoire ? A quel moment l’effectuer ? Quel retroplanning mettre en place ?
De façon générale, l’inventaire permet à l’entreprise d’avoir une démarche qualité, mais aussi d’optimiser son système d’information. Cela permet de garder le contrôle sur son stock, ainsi que sur les documents de gestion et de marketing qui en découlent. Ci-dessous nos 3 conseils pour un bon inventaire.
Faire l’inventaire à la clôture de l’exercice
Selon l’article L. 123-12 du Code de commerce, l’entreprise est dans l’obligation de fournir l’inventaire de ses stocks (quantité et valeur), minimum une fois par an. Nous vous conseillons donc de procéder à l’inventaire le jour de la clôture de l’exercice, sauf si vous avez mis en place un système d’inventaire permanent.
Parmi les moyens utilisés pour faciliter le comptage et le déroulement de l’inventaire, on trouve la solution RFID. Des sociétés spécialisées comme Neopost par exemple (qui apporte également des solutions pour avoir une meilleure gestion de sa communication marketing) proposent ce type d’appui technologique. Véritable gain de temps grâce à la lecture simultanée des informations, cette technologie permet une meilleure gestion et un meilleur contrôle des flux de marchandises.
Mettre en place un rétroplanning
Pour qu’un inventaire ne vous fasse pas perdre de temps, il faut qu’il soit bien organisé. Cet exercice chronophage doit être bien pensé et bien préparé. Cette réflexion en amont permet également de définir si vous souhaitez un processus interne ou externe. Par exemple : Souhaitez-vous faire appel à des intérims ou à des CDD pour vous aider dans cette mission ? Quelle partie souhaitez-vous faire externaliser : l’ensemble de la procédure, le comptage, le management des équipes de comptage ?
Ce temps de réflexion sur l’organisation doit permettre la rédaction d’un document explicatif, présentant la procédure à mettre en place. Ce document permettra aux équipes de trouver rapidement une solution, pour répondre aux difficultés éventuelles auxquelles elles seront confrontées le jour J.
Une fois que le document de procédure a été mis en place, il est inutile de le refaire chaque année (sauf si vous souhaitez l’actualiser ou changer de méthode de comptage bien sûr). Il faut donc bien le conserver d’une année sur l’autre via un archivage électronique des documents par exemple, pour qu’il soit facilement accessible.
Savoir valoriser son stock lors d’un inventaire
Cette étape cruciale lors d’un inventaire permet de donner une valeur à son stock. Plusieurs méthodes existent : méthode du coût unitaire moyen pondéré, méthode Peps, méthode Deps, etc.
Le choix de la méthode dépend du type de marchandise à compter. Par exemple, pour des matières premières, la méthode du coût moyen pondéré est à privilégier. En revanche pour des biens non individualisables, nous vous conseillons plutôt la méthode Peps.
Ces 3 conseils vous permettront d’optimiser votre temps et de réussir un inventaire fiable !