La législation est très précise pour les délais de conservation des documents en entreprise. Que votre document soit émis ou reçu, vous devrez, en fonction de son type, le conserver plus ou moins longtemps dans vos archives (qu’il s’agisse d’archivage électronique ou non).
Ces délais varient en fonction des domaines mais aussi de la nature même de ces documents : on vous en dit plus !
Documents comptables
- Livre et registre comptable, ainsi que livre d’inventaire et pièces justificatives type bons de commandes et factures : 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice)
- Impôts sur le revenu des sociétés : 2 ans à partir de la date d’imposition
- Taxes et TVA : 3 ans
Ces documents peuvent être gardés dans vos archives physiques (dans vos locaux) mais vous pouvez aussi optez pour une conservation grâce à la numérisation de documents.
Documents commerciaux et civils
- Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale : 5 ans
- Contrats d’acquisition ou de cessions de biens immobileirs : 30 ans
- Documents bancaires, correspondances commerciales, document de transport de marchandise, document de propriété intellectuelle, dossier d’un avocat : 5 ans
A noter : rien ne vous empêche de garder ces documents plus longtemps que les durées minimales sauf s’il contient des données personnelles. Par exemple, pour les CV des candidats au recrutement, la CNIL recommande de ne pas les conserver plus de 2 ans.
Documents sociaux (société commerciale)
- Statuts de la société : 5 ans à partir de la radiation de la RCS ou de la perte de la personnalité morale
- Compte annuel, bilan, compte de résultat : 10 ans
- Traité de fusion, registre des titres nominatifs, registre des procès-verbaux des assemblées et conseils d’administration : 5 ans
- Feuille de présence : 3 derniers exercices
Gestion du personnel
- Bulletins de paie et registre du personnel : 5 ans
- Documents concernant les contrats de travail, documents relatifs aux charges sociales : 3 ans
- Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail : 5 ans
Vous trouverez plus d’informations sur les méthodes de dématérialisation des factures sur www.cddoc.fr